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8种手段快速提高项目交付的速度
fangfang
2023年9月20日 12:25 本文热度 654
：8种手段快速提高项目交付的速度


项目完成和项目成功地完成是两个不同的概念。作为一个专业的项目管理人员，需要确保项目尽可能地输出好的成果，这个成果除了达到基本的质量要求之外，还需要达到内外部客户的要求，只有这样才能算是真正成功的项目交付。

1.提前开始

如果在项目还没有正式开始之前，项目经理就已经知道项目的时间限制，那么可以提前做好项目的准备工作。特别是对于项目需要交付的内容做好提前规划，对于确定性的工作形成合适的规划，对于不确定的部分提前做好变化应对。一旦不确定性的工作确定下来，可以节省项目前期规划的时间，加快整个项目的交付进度。
1. 提前组建项目团队,尽早进入工作状态。
2. 与客户进行需求交流,尽早确定需求范围和优先级。
3. 对确定的需求提前进行设计和规划。
4. 将确定的设计转换为项目任务和工作包,形成初步的项目计划。
5. 对不确定需求,提前制定假设和方案,待确定后快速推进。
6. 提前准备技术方案,评估不同方案的可行性。
7. 预先确定供应商,签订合同,准备材料。
8. 制定项目进度表、资源计划,确定项目范围。
9. 提前测试相关工具、环境,确保可用性。
10. 制定风险管理策略,识别可能的风险因素。

2.减少需求

项目经理可以与项目发起人一起商量这个项目究竟能砍掉些什么，哪些可选的要求能够取消，将范围缩小到实际可以实现的交付工作量。通过这种方式可以去掉不能为实现项目主要目标增值的任务，也就是意味着缩小项目的范围，从而减少交付工时，加快项目完成进度。
1. 与客户沟通确定核心需求和次要需求。
2. 对次要需求进行价值分析,评估其实施的优先级。
3. 制定不同的交付方案,包含次要需求的全量和简化版本。
4. 估算各方案的交付进度,与客户讨论不同方案的业务影响。
5. 根据客户的意见,确定移除或简化的次要需求。
6. 更新需求文档,移除或标记出简化处理的需求。
7. 重新评估工作量和交付时间表,更新项目计划。
8. 调整资源分配,将精力集中在核心需求的交付上。
9. 加强对范围变更的管理,避免需求不断膨胀。
10. 提高客户沟通频率,及时获取客户反馈。

3.设定预期

  不要总是以为项目的发起人对项目的进度、成本和质量都关注，他们可能只会关注其中的某一个方面。项目经理要管理项目关键利益相关者的期望，一定要找出对方最为关注的点。这是非常重要的一件事，这样一旦项目中出现冲突的时候，项目经理可以做出一定的取舍。如果重点关注质量，并想要提前交付完成，那就可以在保证质量的前提下要求增加资源。
1. 与项目发起人和关键利益相关方进行充分沟通,理解各方的需求和期望。
2. 制定项目三角管理框架,评估客户对成本、进度、质量、范围各方面的关注点。
3. 对客户进行需求调研和访谈,确认关键的期望指标。
4. 构建项目目标体系,确定客户的主要关注点,如质量或交付时间。
5. 根据主要关注点设定项目进度和质量目标,形成项目章程。
6. 进行风险分析,识别可能影响关键关注点的风险因素。
7. 制定风险缓解策略,保证达成客户关键预期。
8. 与客户持续沟通,明确范围变更对预期的影响。
9. 在项目执行中优先保证客户关键关注点,做出必要权衡和取舍。
10. 不断确认客户的关注点,及时调整项目目标。

4.并行增加工作量

项目经理可以对项目中的各项任务进行审核和分析，看看哪些工作可以早点启动，哪些工作需要和其他任务一并执行。项目经理需要同时注意资源管理，因为你无法安排同一个人同时执行两项任务，如果确实增加了工作量，那就需要引进更多的人来帮助你进行任务管理。

1. 分析任务依赖关系,识别可以并行执行的任务。

2. 对独立任务进行资源评估,确定可以增加的并行工作量。

3. 根据关键路径,优先使关键任务尽早开始。

4. 对冗余资源较充裕的任务适当提前启动。

5. 重新制定资源计划,扩充项目团队,提供并行任务所需资源。

6. 制定多团队协作机制,加强沟通和协调。

7. 监控各并行任务的进展,必要时进行资源调配。

8. 合理安排任务优先级,平衡资源使用。

9. 加强项目整体计划和风险管理。

10. 避免过度并行增加项目管理复杂度。

5.停止多任务

许多报告和研究表明，在项目中不断从一个任务转向另一个任务是一种不切实际的工作方式，而且这种方式反而会让工作效率变得更低。项目经理需要确保项目团队成员每天留出专用的时间专注于某一个任务，这样他们才能更好地完成工作，更少地分心，更有可能在截止期限前完成任务。
1. 制定项目工作规范,建立不间断工作时间段,减少随机任务切换。
2. 对团队成员的工作时间进行合理规划,留出至少2-3小时的专注工作区间。
3. 在专注区间内,关闭通讯工具,减少外部干扰。
4. 制定个人工作计划表,按优先级专注于一项任务,避免跳跃作业。
5. 优化工作环境,减少外界干扰源。
6. 建立时间管理意识,记录每个工作区间的产出。
7. 跟踪工作进度,衡量多专注工作的效果提升。
8. 培养团队自律习惯,鼓励单项任务深度完成。
9. 合理安排休息,保证工作效率。
10. 不断优化多任务问题,提升团队效率。

6.优化依赖关系

项目中各项任务之间的依赖关系在调度中非常重要，而且往往是项目计划中的关键组成部分，也意味着项目任务必须按照顺序进行。但是，实际的项目交付并非一成不变地按照项目经理制订的计划来进行。这个时候，项目经理要检查所有的依赖关系，看看哪些是必需的，哪些是需要去除的。大多数情况下都能发现一些可以改变和优化的地方。
1. 清理任务之间不必要的依赖关系,识别可以同时进行的任务。
2. 对依赖关系进行质疑和验证,确定必须依赖的关键任务链。
3. 采用方法设计、敏捷开发等,使任务模块更加独立。
4. 明确依赖关系中的关键路径任务,缩短其时长。
5. 对冗余依赖任务进行重构、优化或外包。
6. 增加资源投入,使依赖任务可以并行推进。
7. 引入新的技术或方法,简化任务流程,减少依赖。
8. 加强沟通协作,使信息流通,及时消除依赖。
9. 监控依赖关系变化,及时更新项目计划。
10. 继续寻找简化依赖的新思路。

7.尝试增加风险

很多时候，过于保守地执行计划会导致项目进度缓慢。如果出现这种情况，为了更快地交付，项目经理可以尝试做出一些改变而不是墨守成规。项目本身的存在即是一种风险，项目经理不应该简单地避免风险，而是要学会管理风险，需要查看项目规划阶段时的假设，看看能否通过一些假设来推动项目进度。
1. 识别项目进展缓慢的领域,寻找可采取的风险。
2. 对增加进行成本效益分析,评估收益和代价。
3. 优先选择对项目进度影响显著、风险较可控的方案。
4. 制定风险缓解和应急策略,做好风险管理。
5. 留出时间和资源增加风险缓冲。
6. 与团队和利益相关方沟通,获取支持。
7. 监控风险状况,根据需要及时调整策略。
8. 加强数据统计分析,衡量风险的成效。
9. 记录风险管理过程,总结经验教训。
10. 不断提高风险意识和管理能力。

8.优先排序

项目经理可以对工作量和要求进行优先级排序，将低优先级的工作或项目延后，提前完成项目中的高优先级部分。
1. 明确项目关键路径和里程碑节点。
2. 根据客户需求与项目目标,确定各项任务的优先级。
3. 制定优先级评估矩阵,评分确定任务顺序。
4. 优先安排关键路径和高优先级任务所需资源。
5. 优化资源计划,将非关键任务适当推迟。
6. 对低优先任务简化要求,减少工作量。
7. 提前完成高优先级任务,为后续任务创造缓冲。
8. 与客户沟通,获取对优先级的确认。
9. 监控进展情况,必要时调整任务优先级。
10. 持续总结和改进优先排序的决策机制。

该文章在 2023/9/20 12:26:00 编辑过
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